Цахим шуудан бичихдээ анхаарах зүйлс

2021 оны 9 сарын 30

2020 оны байдлаар дэлхий даяар 1.8 тэрбум хүн имэйл хаягийг албан болон албан бус цахим харилцаанд идэвхтэй ашиглаж байна. Ажлын байранд уулзалт зохион байгуулах, мэдээлэл солилцох, асуудал шийдвэрлэх эсвэл ажлын ярилцлаганд орох CV-г хүртэл и-мэйл хаягаар дамжуулан холбогдох хүнд хүргэх боломжтой. Ойлгомжтой бичсэн имэйл нь уншигчид товч бөгөөд тодорхой мэдээллийг хүргэдэг. “Wall Street English”-ын зөвлөж байгаагаар албан и-мэйл бичихдээ дараах зүйлсийг анхаарах хэрэгтэй.

1. Зорилгоо тодорхойл

Сайн и-мэйл нь асуудал шийдэх, асуудлыг тодорхойлох, ойлгомжтой зааварчилгаа өгч, шуурхай арга хэмжээ авахад туслах гэх мэт асуулт гаргаж, түүнд хариулт өгөх боломжтой байдлаар бичигдсэн байдаг. Та өөрийн бичих гэж буй и-мэйлийн зорилгыг тодорхойлж, түүнд тохирсон агуулгын дагуу и-мэйл бичих хэрэгтэй.

2. Уншигчаа тодорхойлох

Та өөрөөсөө дээш албан тушаал эрхэлдэг болон ажлын шаардлагаар и-мэйл бичихдэээ хошигнол болон бусад шаардлаггүй албан бус үг хэллэг ашиглахаас зайлсхийх хэрэгтэй. Харин өөрийн хамтрагч болон найз нөхөд рүү и-мэйл илгэхдээ албан бус илүү нөхөрсөг байдлаар и-мэйл бичиж болно.

3. Маш тодорхой байх шаардлагатай

Ихэнх ушигчид таны и-мэйлийг уншихад зарцуулах цаг бага байдаг. Иймд бичиж буй зорилгынхоо хүрээнд хамгийн чухал хэсгүүдээ эхний хэсэгт оруулж өгөх, мөн санаа болгоноо цогцолбор цогцолбороор бичсэнээр таны и-мэйлийг уншихад хялбар болгох болно. Мөн уншихад хэцүү үгс ашиглахаас зайлсхийж энгийн өгүүлбэр ашиглаарай.

4. И-мэйлээ баталгаажуулах

Үг үсгийн алдаагүй и-мэйл нь уншихад тун хялбар байдаг. Та и-мэйл илгээхээсээ өмнө үг үсэг, дүрмийн алдаа байгаа эсэхийг шалгаж үзээрэй. Түүнчлэн, таны зурваст дурдсан хавсралтуудыг оруулсан эсэхээ дахин шалгаарай. Хэрэв оролцогч талуудад чухал ач холбогдолтой и-мэйл бол та илгээхээсээ өмнө удирдагч эсвэл хамтран ажиллагсдаас уншиж өгөхийг хүсч болно.

5. Дагаж мөрдөх

Ихэнх хүмүүс өдөрт олон тооны и-мэйл хүлээн авдаг бөгөөд ингэснээр тэд таны илгээсэн и-мэйлийг уншиж амжихгүй байх магадлалтай. Хэрэв хүлээн авагч ажлын хоёр өдрийн дотор хариу өгөөгүй бол бусад холбооны хэрэгсэлээр холбоо барьж сануулах хэрэгтэй.

6. Бүх и-мэйлд хариу заавал өг

Танд хаяглагдсан бүх и-мэйлд цаг тухайд нь эелдгээр хариу өгч байх хэрэгтэй. Хэдийгээр танд хариу бичих цаг байхгүй байсан ч и-мэйлийг нь хүлээн авснаа, мөн түүнчлэн удахгүй хариу бичихээ мэдэгдэж байх хэрэгтэй.

7. Загвар

Та дээрх баримтлах ёстой зүйлсийг мөрдөж албан болон албан бус и-мэйл бичихдээ дараах загварын дагуу бичих нь таны имэйлийг илүү цэгцтэй, уншихад ойлгомжтой болгож өгнө.

Subject буюу гарчиг бичих

Хэнд хандаж бичиж буйгаа бичих

Гол хэсэг

Төгсгөл хэсэг

Ихэнх уншигчид өдөрт маш олон захидал ирдэг тул та өөрийн и-мэйлийг тухайн хүнд хүргэхийн тулд гарчигийг хүргэж буй мэдээллийнхээ хамгийн сонирхолтой хэсгийг, тухайн хүн ямар ашиг хүртэж болох, анхаарлыг нь татах бусад зүйлсийг бичиж болно.

Тухайн хүний албан тушаал, эрхэлдэг ажлыг мэдэхгүй бол Эрхэм ноён / хатагтай гэж тухайн хүний нэрийг бичих хэрэгтэй. 

И-мэйл бичиж буй зорилгоо тодорхой дурдах хэрэгтэй. Олон мэдээлэл оруулах шаардлагтай бол хамгийн чухлыг нь эхэлж бичих хэрэгтэй.

Хэрхэн тантай буцаж холбогдох мэдээлэл оруулах хэрэгтэй. Тухайлбал: утасны дугаар, гэрийн хаяг, и-мэйл хаяг зэргийг оруулах боломжтой. 

Хэрхэн тантай буцаж холбогдох мэдээлэл оруулах хэрэгтэй. Тухайлбал: утасны дугаар, гэрийн хаяг, и-мэйл хаяг зэргийг оруулах боломжтой.

8. Илгээсэн мэйлээ буцаах арга

Мэйлээ явуулсны дараа хавсаргах зүйлээ хавсаргаагүй гэдгээ санадаг уу? Хэрвээ тийм бол танд алдаагаа засах 30 секунд байгаа бөгөөд дараах зааврын дагуу мейлээ буцаах боломжтой. 

Settings > Labs хэсэгт ороод хайх хэсэгт Undo гэж бичээд гарч ирсэн Undo Send тохиргоог Enable болгоод таны асуудал шийдэгдлээ.

9. И-мэйл ашиглах хурдаа нэмэх арга

Цаг хэмнэх арга. Эхлээд Settings дотроосоо Keyboard Shortcuts гэснийг сонгож Enable болгох шаардлагатай. Мөн цаг хэмнэх үүднээс дараах товчлууруудыг ашиглахыг санал болгож байна.

 

Бидний бэлтгэсэн нийтлэл танд бага ч болов хэрэг болно гэдэгт итгэлтэй байна .

Сурах үйлсэд тань амжилт хүсье!